ISO 26000 is de internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Om tegemoet te komen aan de maatschappelijke behoefte (bij organisaties en hun belanghebbenden) om te kunnen laten zien dat en hoe ISO 26000 wordt toegepast, is de zelfverklaring ISO 26000 ontwikkeld. De uitvoering van een ‘self-assessment’ die ten grondslag ligt aan de zelfverklaring en het format voor de verklaring zelf en de onderbouwing daarvan zijn vastgelegd in de NPR 9026+C1, kortweg NPR 9026. De zelfverklaring (inclusief de onderbouwing) kan worden gepubliceerd op het Publicatieplatform ISO 26000 van NEN.

NPR 9026 (Nederlandse Praktijkrichtlijn 9026) is een handleiding voor het opstellen van een zelfverklaring ISO 26000. Deze NPR is bedoeld voor alle typen organisaties die gebruikmaken van ISO 26000 om hun MVO beleid op te stellen en vervolgens dat intern en extern kenbaar willen maken. Deze NPR beschrijft het proces voor het voorbereiden, vaststellen en onderhouden van een zelfverklaring. De NPR bevat 40 vragen die zijn gebaseerd op de vier hoofdelementen van ISO 26000. Eind oktober 2012 is er een gecorrigeerde versie van de NPR 9026 gepubliceerd, namelijk: NPR 9026+C1: 2012. Vanaf 1 januari 2013 moeten alle nieuwe en/of geactualiseerde zelfverklaringen (inclusief onderbouwingen) gebaseerd zijn op de NPR 9026+C1: 2012, (kortweg NPR 9026). Voor het principe 4.8 ’respect voor mensenrechten’ in NEN-ISO 26000 is bij de formulering van de aandachtspunten bij de desbetreffende vraag teveel afgeweken van de originele tekst van NEN-ISO 26000 zelf. Door deze afwijking zou een organisatie kunnen worden gevraagd te handelen in strijd met internationaal recht en/of nationale wetgeving. Om dit te voorkomen is vraag 7 uit de NPR 9026: 2011 gewijzigd en is er op dit moment een nieuwe versie beschikbaar NPR 9026+C1: 2012. De wijzigingen zijn toegelicht en opgenomen in het correctieblad dat gratis via onze normshop beschikbaar is.

Deelnemers aan het publicatieplatform ISO 26000 kunnen een logo plaatsen waarmee ze laten zien dat hun zelfverklaring is geplaatst op het publicatieplatform. Het logo kan worden aangevraagd bij aanmelding voor het publicatieplatform, of apart worden aangevraagd. Er zijn voorwaarden gebonden aan het gebruik van het logo.

U bent vrij te kiezen in de vorm en opzet van de referentiematrix. Wel bent u gebonden aan de inhoud. De matrix moet de 4 elementen uit bijlage B bevatten, namelijk: vraagnummer, de vraag, het antwoord (inclusief de eventuele en relevante aandachtspunten uit de vraag) en de eventuele bronnen waarop de beantwoording van de vraag is gebaseerd. Let erop dat u de relevante aandachtspunten uit bijvoorbeeld vraag 1 van de NPR 9026 opneemt als antwoord bij vraag 1 in uw matrix. De vorm van de matrix kunt u dus zelf bepalen. U kunt denken aan een tabel of gewoon een platte tekst.

NEN toetst niet de inhoud van de antwoorden, maar alleen of de zelfverklaring en onderbouwing compleet is. NEN controleert het volgende: Is de zelfverklaring (bijlage A) ondertekent door iemand die tekenbevoegd is? Dit gebeurd aan de hand van een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel Is de zelfverklaring en onderbouwing te vinden op de website van de organisatie? Op de zelfverklaring (bijlage A) is een link opgenomen naar een specifieke webpagina. Is de onderbouwing compleet voor het gekozen transparantieniveau? NEN toetst niet de inhoud van de antwoorden. Transparantieniveau 1 : zelfverklaring (bijlage A) en rapportage met toelichting op de vier gebieden van ISO 26000, namelijk: Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. Identificeren en betrekken van stakeholders. De zeven MVO-kernthema's en 37 MVO-onderwerpen. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Transparantieniveau 2: zelfverklaring (bijlage A uit de NPR 9026) en onderbouwing bestaande uit de referentiematrix (bijlage B uit de NPR 9026) Transparantieniveau 3 : zelfverklaring (bijlage A uit de NPR 9026) en een onderbouwing bestaande uit de referentiematrix (bijlage B uit de NPR 9026) en prioriteringsmatrix (bijlage C uit de NPR 9026).

U kunt zeker een zelfverklaring opstellen aan de hand van een GRI (Global Reporting Initiative) rapport. Er zijn weliswaar overeenkomsten en relaties tussen ISO 26000 en GRI, maar het zijn toch heel verschillende instrumenten. Een duurzaamheidsrapportage conform GRI is dan ook iets anders dan de onderbouwing van een zelfverklaring over de toepassing van ISO 26000. GRI geeft parameters voor rapportage van (bedrijfs)resultaten. Met een zelfverklaring geeft een organisatie een verklaring af dat ISO 26000 wordt toegepast. Een organisatie met een GRI verslag hoeft niet automatisch ISO 26000 toe te passen. Al zit ook hier overlap tussen, in een linkage document (GRI G3 en ISO 26000) is dit nader toegelicht. ISO 26000 geeft principes en richtlijnen voor het invullen van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Volgens NPR 9026 is een zelfverklaring ISO 26000 gebaseerd op een zelfonderzoek waarbij de 40 vragen uit hoofdstuk 5-7 van NPR 9026 zijn beantwoord. Het gaat daarbij om vragen naar processen en organisatie (hoe worden onderdelen uit ISO 26000 toegepast), welke thema's en onderwerpen zijn belangrijk (wijze van analyse en prioritering) en welke acties zijn ondernomen en welke resultaten zijn geboekt? Met name bij de laatste categorie is een behoorlijke overlap met GRI-indicatoren, bij de eerste twee is dit niet of veel minder het geval. De NPR vraagt minimaal een onderbouwing op de gebieden: 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema's en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Uiteraard kan de informatie uit de GRI-rapportage input zijn voor de zelfverklaring. Er zijn dan ook twee mogelijkheden: Een zelfverklaring (referentiematrix bijlage B) met daarin de antwoorden op de 40 vragen waar in de beantwoording gebruik kan worden gemaakt van uw GRI rapportage en in de bron hier ook naar kan worden verwezen met een link; u kiest dan voor optie 2. De GRI rapportage vormt de basis voor de onderbouwing maar hieraan wordt een document/hoofdstuk toegevoegd met een toelichting op de 4 gebieden (of waar de informatie is terug te vinden in de GRI rapportage) zoals die hierboven zijn genoemd. U kiest dan voor optie 1.